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Estructura

Dirección

Su objetivo es planificar, dirigir, coordinar, administrar, supervisar y controlar las actividades del Sistema de Archivo de la USB. Cuenta con cuatro Comisiones Asesoras: Comisión de Archivos Sectoriales, Comisión Redactora de la Gaceta, Comisión Evaluadora de Documentos y Comisión Editora de la Serie Documentos de la USB, Además, cuenta con una Sub-Comisión Operativa de la Serie Documentos de la USB.

Comisiones

Comisión de Archivos Sectoriales: Asesora a la Dirección del CENDA en la definición de las políticas que rigen el Sistema, analizando los problemas y proponiendo soluciones. La integran el Director del CENDA, el Jefe del Departamento de Procesamiento de la Documentación y un representante de las Unidades Sectoriales.

Comisión Redactora de la Gaceta: Asesora en todo lo relativo a la publicación de la Gaceta de la Universidad Simón Bolívar, decide sobre la información a publicar, revisa y aprueba los textos. La integran el Secretario de la Universidad, el Director del CENDA y el encargado de la Sección Editora de la Gaceta de la Universidad.

Comisión Evaluadora de Documentos: Asesora a la Dirección del CENDA sobre la permanencia de los documentos en la Universidad, estudia y evalúa la documentación, su tiempo de permanencia, autoriza los métodos de eliminación y firma las actas de desincorporación. La integran el Director del CENDA, el Jefe de la Unidad Sectorial sobre la cual se toma la decisión, y un representante de la Contraloría Interna.

Comisión Editora de la Serie de Documentos de la USB: Asesora a la Subcomisión Operativa en todo lo relativo a la publicación de la Serie y decide sobre la información a publicar. La integran el Rector, los Vicerrectores, el Secretario, el Director de Extensión Universitaria, de la Unidad de Medios Audiovisuales, el Director del CENDA, el encargado de la Sección de Archivo Histórico y un distinguido bibliógrafo.

 

Sede Sartenejas:

Departamento de Procesamiento de la Información: Coordina y supervisa las actividades de la Unidades Técnicas y las actividades de selección, procesamiento y almacenamiento de los documentos a fin de suministrar información oportuna y confiable para la toma de decisiones y apoyo a las actividades académicas, administrativas y de extensión.

Sección de Recepción e Información: Recibe, registra y tramita las solicitudes de información o documentación, suministro de información o préstamo de documentos.

Sección Editora de la Gaceta de la USB: Realiza las actividades de compilar y procesar los documentos generados por los órganos de decisión universitaria, componer la estructura de la publicación, revisar los textos, generar el arte final y coordinar la distribución de los ejemplares.

Sección de Manejo Computarizado de la Información: Utiliza la tecnología informática para optimizar los procesos de recuperar la información, generar la Gaceta y cualquier otro documento o publicación que se requiera.

Sección de Archivo Histórico: Rescata, compila, procesa y conserva la documentación relevante sobre el origen, desarrollo y consolidación de la institución en cualquiera de sus formas para ponerla a disposición de la comunidad, investigadores y público en general.

Sección de Coordinación con la Unidades Sectoriales: Coordina la aplicación del Sistema de Archivo en las Unidades Sectoriales, realiza el adiestramiento para la aplicación del Sistema de Clasificación, y mantiene el contacto a fin de resolver los problemas que surjan.

 

Sede Litoral:

Departamento de Archivo y Estadística (DAE): Como unidad de información, fue creado en 1989, funciona bajo la adscripción del Centro de Documentación y Archivo de la Universidad Simón Bolívar  y tiene como misión, implantar los lineamientos y políticas que en materia de normalización de la gestión documental se diseñan para la universidad, desde el CENDA, además de compilar la información requerida para la elaboración de las estadísticas oficiales de la Sede del Litoral, apoyando la gestión administrativa, la docencia, investigación y extensión.

Sección Archivo: Coordina y gestiona las labores de procesamiento técnico de los documentos producidos y recibidos en las unidades tanto administrativas como académicas, teniendo dentro de sus funciones la  de facilitar y garantizar el acceso a la información contenida en los documentos, además de garantizar la normalización de la gestión documental dentro de la Sede del Litoral.

Sección Estadística: Compilar la información que se requiere para la elaboración de las estadísticas oficiales y garantizar su difusión a través de distintos medios.